Het versturen van bestanden als bijlage is soms noodzakelijk, maar het is daarbij handig om te weten hoe hoog de bestandslimieten zijn, en wat het verschil is tussen een gratis of betalend account. Outlook beperkt de grootte van bestanden die u kunt verzenden. Deze limiet voorkomt dat uw computer voortdurend probeert zeer grote bijlagen te uploaden die de limieten van de meeste internetproviders overschrijden.
Bestandslimieten in Outlook
Voor gratis gebruikers van Outlook komt de maximale bestandsgrootte voor bijlagen neer op een limiet van 20 MB. Een zakelijk account geniet van een standaardlimiet van 25 MB, die nog verhoogd kan worden tot 150 MB. Deze limiet kan verhoogd worden door de IT-beheerder tot maximaal 150 MB. Binnen een gratis account is het niet mogelijk om de bestandslimiet te verhogen op Outlook.com.
De limiet kan verschillen afhankelijk van of je Outlook gebruikt via de browser (Outlook.com) of via de Outlook-app (desktop of mobiel). Hier zit een limiet aan van 5 GB per bericht en je mag niet meer dan 1 TB aan opslag in gebruik nemen.
Wanneer u probeert bestanden bij te voegen die groter zijn dan de maximale groottelimiet, ontvangt u een foutbericht.
Opties voor het verhogen van de bestandsgrootte
Wie voor het zakelijke account van Microsoft kiest, beschikt over meer vrijheid. De standaardlimiet staat op 25 MB, maar kan verhoogd worden tot maximaal 150 MB. Om gebruik te kunnen maken van de maximale 150 MB dient een handeling gedaan te worden; de huidige standaard is 25 MB en die wordt niet zomaar opgehoogd.
Het aanpassen van de maximale bestandsgrootte naar beneden toe wil je bijvoorbeeld doen in situaties waarin je veel samenwerkt met externen die niet zulke grote bestanden kunnen ontvangen. Klik vervolgens op Opslaan.
Alternatieve methoden voor het versturen van grote bestanden
Vandaag de dag zijn er verschillende manieren om de limieten te omzeilen en je bestanden via een alternatieve weg als bijlage toe te voegen. Het is echter aan te bevelen gebruikers te leren hoe zij bestanden kunnen toevoegen als link naar een document op SharePoint Online of in de OneDrive for Business. Dit is door de nieuwe opties hiervoor in Exchange Online en Outlook 2013 heel gemakkelijk geworden.
Cloudopslag
Eén van de meest gebruikte methoden is via cloudopslag. Bekende voorbeelden hiervan zijn OneDrive, Dropbox, iCloud, Sharepoint en Google Drive. Veel cloudopslagservices genereren een koppeling voor toegang tot uw bestand.
Wanneer je bijvoorbeeld 15 GB aan opslag hebt, dan kan je deze bestanden delen en niet meer dan de 15 GB. Heb je een G Suite account met onbeperkte opslag, dan is het mogelijk om grote bestanden tot 5 TB! te delen. Op het moment van schrijven is de enige restrictie die wij hebben kunnen herkennen de opslag van de Google Drive.
Bestanden comprimeren
Een tweede alternatief is om je bestanden te comprimeren tot een ZIP-bestand. Op die manier kan je via een eenvoudige en snelle weg de grootte van je afbeeldingen en bijlage verkleinen. Klik met je rechtermuisknop op het bestand of de map die je wil doorsturen en duid Comprimeren naar ZIP-bestand aan. Wanneer je het bestand comprimeert of zipt, wordt het bestand minder groot, waardoor dit mogelijk onder de groottelimieten voor bijlagen van Outlook zit.
Externe verzendservices
Is het comprimeren tot een kleiner bestand nog steeds niet voldoende? Dan zijn er tot slot nog externe sites waarmee je bestanden kan versturen. Een klassiek voorbeeld is WeTransfer, waarbij je zowel aparte bestanden als een volledige map kan versturen. Een mooie gratis oplossing om bestanden tot 2 GB te versturen. Wetransfer werkt heel eenvoudig: je gaat naar de site wetransfer.com, vervolgens kun je nog een berichtje typen en voilà! Recent verhoogde het bedrijf nog de limiet van een WeTransfer-link.
Synology kwam twee jaar geleden met een WeTransfer-alternatief voor in de bedrijfswereld, namelijk C2 Transfer. Synology zet sterk in op veiligheid en voorziet een end-to-end versleuteling.
WeTransfer-handleiding - Grote bestanden online overzetten
Overwegingen bij het versturen van grote bestanden
Het versturen van bestanden als bijlage is soms noodzakelijk. Het is echter niet altijd slim om een bestand als bijlage te versturen. Jij stuurt - bewust - een nogal groot bestand naar hem, waardoor je zijn inbox onnodig belast. Een ontvanger kan jouw bijlage stiekem doorsturen, zonder dat jij dit weet. Je hebt dan geen grip op wie deze documenten kan lezen. Dan is het slimmer om Dropbox, Google Drive of WeTransfer te gebruiken. Een bijlage is snel te openen en eenvoudig te lezen.
Hopelijk denk je nu twee keer na voor je een groot bestand digitaal over de schutting gooit.